SOP (Standar Operasional Prosedur) penerimaan tamu satpam adalah panduan langkah-langkah yang harus diikuti oleh satpam dalam menerima tamu, mulai dari menyapa hingga mengantar tamu ke tujuan. SOP ini bertujuan untuk memastikan penerimaan tamu dilakukan secara tertib, aman, dan profesional, serta memberikan kesan yang baik terhadap instansi atau perusahaan.
Berikut adalah langkah-langkah umum dalam SOP penerimaan tamu satpam:
- Menyambut tamu:
- Satpam menyapa tamu dengan ramah dan sopan.
- Mengucapkan salam sesuai waktu (selamat pagi/siang/sore).
- Menggunakan bahasa tubuh yang positif seperti kontak mata dan senyuman.
- Menanyakan keperluan tamu:
- Satpam menanyakan maksud dan tujuan tamu datang.
- Jika tamu ingin bertemu dengan seseorang, satpam menanyakan nama orang yang ingin ditemui.
- Pendataan tamu:
- Satpam meminta identitas tamu (KTP/SIM) untuk didata dan difotokopi.
- Tamu diminta mengisi buku tamu atau sistem digital yang tersedia.
- Data yang dicatat biasanya meliputi nama, instansi/perusahaan, orang yang ingin ditemui, keperluan, waktu pertemuan, dan nomor telepon.
- Konfirmasi kepada pihak yang dituju:
- Satpam menghubungi pihak yang dituju untuk mengkonfirmasi kedatangan tamu.
- Menanyakan kesediaan pihak yang dituju untuk menerima tamu.
- Mengarahkan tamu:
- Jika disetujui, satpam mengarahkan tamu ke ruang tunggu atau lokasi pertemuan.
- Jika tidak disetujui, satpam menyampaikan informasi tersebut dengan sopan.
- Pemberian kartu identitas tamu:
- Satpam memberikan kartu identitas tamu (visitor pass) yang perlu dikenakan selama berada di area perusahaan.
- Kartu identitas tamu biasanya ditukar dengan identitas asli tamu.
- Mengantar tamu:
- Satpam mengantar tamu ke lokasi pertemuan.
- Memberikan informasi yang diperlukan terkait lokasi atau ruangan.
- Penerimaan kembali kartu identitas:
- Setelah selesai pertemuan, tamu kembali ke pos satpam untuk mengembalikan kartu identitas tamu.
- Satpam mengembalikan identitas asli tamu.
- Mengucapkan terima kasih:
- Satpam mengucapkan terima kasih dan selamat jalan kepada tamu.
- Memastikan tamu telah meninggalkan area perusahaan.
Penting untuk dicatat bahwa SOP ini dapat berbeda-beda tergantung pada kebijakan masing-masing instansi atau perusahaan. Beberapa perusahaan mungkin memiliki SOP yang lebih detail atau memiliki aturan tambahan terkait keamanan dan protokol kesehatan.